Université à taille humaine, entreprenante et engagée, l’UBS se concentre sur quatre grandes priorités : Mer & littoraux, Industrie du futur, Environnement, santé & handicap, et Cyber & Intelligence des données. En tant qu'université à dimension humaine, l'Université Bretagne Sud dispose de trois campus : Lorient, Vannes, et Pontivy. Elle s'appuie sur les compétences de ses 1200 membres du personnel, dont 550 enseignants et enseignants-chercheurs, pour former chaque année plus de 11 000 étudiants. L’UBS soutient les transitions environnementales, énergétiques et professionnelles, incarnant ainsi une université de « nouvelle génération ». La stratégie de l'Université Bretagne Sud est en parfaite cohérence avec son identité d'université dynamique, innovante et entrepreneuriale, en interaction forte avec le territoire. Elle vise à préfigurer un modèle novateur, moteur du développement économique régional, fondé sur une recherche tournée vers la valorisation et l'innovation, et sur une formation largement organisée en alternance avec des expériences professionnelles.
Sous la responsabilité de la Chef de Département Gestion des Entreprises et des Administrations de l'IUT Vannes, le·la Secrétaire de Département gère administrativement les étudiants de leur inscription jusqu’à l’obtention de leurs diplômes. Pour ce faire, il·elle a pour outils des logiciels spécifiques (PARCOURSUP, ADE, E-CANDIDATURE, PSTAGE, PECHE, STILLINCONTACT …).
Principales activités
Vous assurerez l’accueil physique et téléphonique et l’orientation des interlocuteurs internes et externes; vous participerez aux chaînes d'inscription et mettrez à jour tous les documents de rentrée (base de données, courriers, fiches pédagogiques, listes…). Vous assisterez administrativement la chef du département de formation,les directeurs d'études... : filtrage des appels, préparation des éléments pour les réunions et rédaction des compte-rendus, transmission de l'information réglementaire liée au domaine, préparation des déplacements… Vous gèrerez les plannings, les emplois du temps des enseignants. Vous assurerez la logistique (réservation des salles, affichage, …). Vous contrôlerez l'assiduité des étudiants : saisie des absences, convocations et assurerez l'organisation matérielle des examens : édition des sujets, gestion des surveillances, sessions de rattrapage… Vous serez amené.e à mettre en forme des documents divers (courriers, certificats administratifs, notes, PV de jurys, conventions de stage …) et les diffuser. Vous assurerez le suivi des commandes (fournitures, billets de transport…), des conventions de stage, de la sélection sur dossier d'étudiants, des soutenances… Vous aurez à répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur, à communiquer sur les formations du département (éléments pour les forums, les salons, les journées portes ouvertes, …).
De formation bac minimum, une expérience de l'enseignement supérieur serait appréciée. Vous avez le sens du service aux usagers, vous savez faire preuve de patience. Vous avez une capacité à travailler en équipe et en autonomie avec des collègues aux profils variés (administratifs et enseignants). Vous avez le sens de la priorisation en période de forte activité et savez vous adapter en fonction des demandes. Vous êtes à l'aise avec les outils numériques et savez faire preuve de discernement, de discrétion et de bienveillance.
Pourquoi nous rejoindre ?
Des valeurs : une université audacieuse, entreprenante et engagée soucieuse de la qualité de vie au travail et bouillonnante de projets
Environnement de travail de qualité au cœur d’un campus universitaire à proximité du centre-ville
Participation aux frais de transports en commun sur l'ensemble du territoire départemental; forfait mobilités durables; mutuelle employeur
Vous bénéficiez de 50 jours de congés (fermetures obligatoires l'été soit environ 3 semaines décomptées d'office); 36h30 hebdomadaires
Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents avec des tarifs très attractifs; accès à nos bibliothèques, accès au Restaurant universitaire (tarif UBS à partir de 3,88 euros et selon indice)
Etablissement conventionné par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique)
Poste ouvert aux agents contractuels de l’UBS de catégorie C (CDD 12 mois - rémunération de 2012 euros mensuel brut )
Prise de poste : 1/9/2026
Date limite de candidature : 13/7/2026/ transmettre lettre et CV obligatoirement