Université à taille humaine, entreprenante et engagée, l’UBS se concentre sur quatre grandes priorités : Mer & littoraux, Industrie du futur, Environnement, santé & handicap, et Cyber & Intelligence des données. En tant qu'université à dimension humaine, l'Université Bretagne Sud dispose de trois campus : Lorient, Vannes, et Pontivy. Elle s'appuie sur les compétences de ses 1200 membres du personnel, dont 550 enseignants et enseignants-chercheurs, pour former chaque année plus de 11 000 étudiants. L’UBS soutient les transitions environnementales, énergétiques et professionnelles, incarnant ainsi une université de « nouvelle génération ». La stratégie de l'Université Bretagne Sud est en parfaite cohérence avec son identité d'université dynamique, innovante et entrepreneuriale, en interaction forte avec le territoire. Elle vise à préfigurer un modèle novateur, moteur du développement économique régional, fondé sur une recherche tournée vers la valorisation et l'innovation, et sur une formation largement organisée en alternance avec des expériences professionnelles.
Auprès de la responsable de scolarité de l'Institut de l'IAE sur le campus de Vannes, la.le secrétaire de scolarité sera en charge de la gestion administrative des étudiants des filières banque, assurance en masters et en licence professionnelle.
Elle gèrera également la licence professionnelle Gestion des Organisations Agricoles et Agroalimentaires en partenariat avec la Chambre d’Agriculture de Bretagne.
La personne recrutée devra être à l’aise avec des publics variés dont la particularité d’une des formations est d’être en partenariat avec l’ES Banque.
Elle devra savoir s’adapter à des profils d’étudiants diversifiés : étudiants en formation initiale, étudiants en alternance, étudiants en reprise d’études.
Missions :
Assure l'accueil physique et téléphonique, la réception et le traitement des courriers et courriels des étudiants et des intervenants de ses filières de formation.
Met à jour et prépare tous les documents préalablement à la rentrée universitaire : paramétrage des outils informatiques, dossiers de candidatures, dossiers d’inscriptions, suivi des étudiants boursiers…
Assure la gestion des dossiers des étudiants de ses filières en cours d’année et en relation avec les partenaires : demandes de transfert, opérations d'encaissement et de remboursement, édition des cartes d'étudiant, conventions de stage…
Créé et saisit les emplois du temps des formations suivies sur le logiciel spécifique.
Met en application dans le logiciel APOGEE les décisions liées à la scolarité : structures d'enseignement (création et saisie du schéma de formation, réactualisations éventuelles), modalités de collecte (MCC, liens de correspondance, règles de calcul de note et de résultat), charges d'enseignement et codes CNU, …
Prépare les sessions d'examens : vérification des calendriers des examens, sujets (collecte et éventuellement reprographie)
Contrôle l'assiduité des étudiants
Saisit et calcule dans le logiciel APOGEE les notes et résultats, établit le maquettage des relevés de notes et des procès-verbaux de jury
Rédige, met en forme des documents divers (courriers, certificats administratifs, livrets de formation, contrats pédagogiques ...) et les diffuse (ex. : listes d'émargement…)
Participe à la bonne information des étudiants (affichage, courriel, plateforme Moodle le cas échéant…).
Bac minimum ou titre équivalent.
Compétences principales
Aisance relationnelle et sens du contact : vous appréciez le travail en relation avec les étudiants, les enseignants, les personnels administratifs et les différents partenaires, ainsi que le travail en équipe
Connaissance de l’environnement de l’enseignement supérieur et de ses réseaux professionnels.
Qualités d’accueil et de communication, à l’oral comme à l’écrit, en présentiel comme à distance.
Bonne maîtrise de l’environnement numérique et des outils de communication en ligne.
Recueillir, traiter et transmettre les informations utiles, et assurer un reporting régulier auprès de sa hiérarchie.
Utiliser avec aisance les logiciels et applications spécifiques à la gestion de la scolarité.
Organiser et prioriser son activité dans un environnement soumis à des échéances multiples et à des contraintes de calendrier.
Qualités professionnelles
Sens de l’organisation et capacité à prioriser, y compris en période de forte activité.
Réactivité et capacité d’adaptation face aux demandes et aux situations imprévues.
Rigueur, fiabilité et souci de la qualité dans le suivi des dossiers.
Discrétion et respect de la confidentialité, indispensables dans la gestion des informations relatives aux étudiants et aux personnels.
Excellent sens relationnel, avec une capacité à instaurer des échanges professionnels, courtois et constructifs.
Autonomie et esprit d’initiative, dans le respect des procédures et du cadre de fonctionnement du service.
Pourquoi nous rejoindre ?
Des valeurs : une université audacieuse, entreprenante et engagée soucieuse de la qualité de vie au travail et bouillonnante de projets
Environnement de travail de qualité au cœur d’un campus universitaire à proximité du centre-ville
Participation aux frais de transport en commun, forfait mobilités durables; mutuelle employeur
Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents avec des tarifs très attractifs et accès à nos bibliothèques
Etablissement conventionné par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique)
Accès au Restaurant universitaire (tarif UBS à partir de 3,88 euros et selon indice)
50 jours de congés par an /36h30 par semaine avec aménagement possible sur 4,5 jours sur avis du N+1
Télétravail possible selon les nécessités de service et sur avis du N+1
Poste ouvert aux agents titulaires et contractuels de catégorie C (dans ce cas CDD 12 mois) - rémunération de 2012 euros brut mensuel
Prise de poste : 4/1/2027
Date limite de candidature : 23 novembre 2026/ transmettre lettre et CV obligatoirement