Université à taille humaine, entreprenante et engagée, l’UBS se concentre sur quatre grandes priorités : Mer & littoraux, Industrie du futur, Environnement, santé & handicap, et Cyber & Intelligence des données. En tant qu'université à dimension humaine, l'Université Bretagne Sud dispose de trois campus : Lorient, Vannes, et Pontivy. Elle s'appuie sur les compétences de ses 1200 membres du personnel, dont 550 enseignants et enseignants-chercheurs, pour former chaque année plus de 11 000 étudiants. L’UBS soutient les transitions environnementales, énergétiques et professionnelles, incarnant ainsi une université de « nouvelle génération ». La stratégie de l'Université Bretagne Sud est en parfaite cohérence avec son identité d'université dynamique, innovante et entrepreneuriale, en interaction forte avec le territoire. Elle vise à préfigurer un modèle novateur, moteur du développement économique régional, fondé sur une recherche tournée vers la valorisation et l'innovation, et sur une formation largement organisée en alternance avec des expériences professionnelles.
Au sein de la direction de l’Enseignement et du Centre de Langues de l'Université Bretagne Sud sur le campus de Vannes, le gestionnaire administratif (H/F) du Centre de langues apporte un soutien administratif et logistique à la structure, dans le respect des techniques, règles et procédures en vigueur. Il/elle assure le secrétariat de scolarité des formations dispensées par le Centre de langues (DU Passerelles, DU Études françaises, cours de FLE) ainsi que la gestion administrative des certifications (DELF/DALF, TCF…) proposées sur les sites de Lorient, Vannes et, à terme, Pontivy. Pour ce faire, il/elle utilise des logiciels spécifiques (APOGEE, SWS, TEO, GAEL, FCA Manager, …).
Activités principales :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique, informer et orienter les étudiants internationaux sur l’offre de formation et de certifications, les modalités d’inscription, les niveaux de langue et les calendriers.
- Assurer le suivi des dossiers administratifs des usagers et répondre aux demandes en appliquant les réglementations et procédures dédiées : inscriptions dans les logiciels des organismes certificateurs pour les certifications ou dans APOGEE pour les formations, mise à jour des données, délivrance d’attestations, suivi des demandes spécifiques (par exemple, aménagements d’examens…).
- Participer à l’organisation et au suivi des tests de positionnement : envoi des convocations, gestion des listes, des salles, saisie des résultats.
- Assurer le suivi des groupes de cours : mettre en place et suivre l’émargement dématérialisé, effectuer les relances, établir les attestations de présence pour les financeurs ou partenaires, gérer les changements d’emplois du temps et diffuser les informations pratiques aux apprenants (étudiants/stagiaires).
- Effectuer le suivi des apprenants tout au long de leur parcours universitaire.
- Mettre en application dans le logiciel APOGEE les décisions liées à la scolarité : saisir dans APOGEE les notes et résultats, contribuer à l’édition des relevés de notes, des attestations et des procès-verbaux de jury.
- Assurer le soutien logistique de l’activité du service : gérer le planning, contrôler les échéances, participer à l’organisation des examens, préparer les jurys et la cérémonie de remise des diplômes.
- Assurer un lien régulier avec la responsable pédagogique des diplômes d’université.
- Coordonner la mise en œuvre administrative et logistique des sessions de certifications proposées par le Centre de langues (inscriptions, réservation de salles, convocations, résultats, préparation et suivi des diplômes).
- Répondre aux sollicitations externes en sélectionnant et en diffusant des informations adaptées et fiables.
- Participer au recueil et à la consolidation des données issues des questionnaires de satisfaction.
Activités spécifiques liées à l’environnement de travail et au service :
Établir les conventions de formation professionnelle dans FCA Manager ; participer aux surveillances de certifications ou d’examens ; contribue aux manifestations organisées par le Centre de langues ou l’université visant à promouvoir l’offre de formation du Centre de langues ; participer à l’amélioration continue des activités du Centre et contribue à la démarche de certification qualité (FLE, Qualiopi).
De formation bac minimum ou titre de niveau équivalent, vous avez le sens du service aux usagers, vous savez faire preuve de patience et de pédagogie dans l’explication des démarches. Vous avez une capacité à travailler en équipe avec le responsable administratif, le responsable pédagogique, les enseignants. Vous avez le sens de l’adaptation : priorisation des tâches en période de forte activité (rentrée, examens, sessions de certification) et adaptation en fonction des demandes hiérarchiques.
Vous avez une bonne aisance dans un environnement numérique (dossiers partagés, formulaires en ligne, suivi des inscriptions…) ; vous savez faire preuve de discernement, de discrétion et de bienveillance.
Un niveau d’anglais B1 est souhaité dans le cadre de l’accueil d’un public non-francophone (notamment lors de surveillance de certifications).
Une expérience dans un service de scolarité, un centre de langues, ou un centre d’examens serait appréciée.
Contraintes du poste
Déplacements ponctuels sur le site de Lorient, et marginalement sur le site de Pontivy.
Contraintes liées à la saisonnalité des tâches et à l’organisation des certifications.
Pourquoi nous rejoindre ?
Des valeurs : une université audacieuse, entreprenante et engagée soucieuse de la qualité de vie au travail et bouillonnante de projets
Environnement de travail de qualité au cœur d’un campus universitaire à proximité du centre-ville
Participation aux frais de transports en commun sur l'ensemble du territoire départemental; forfait mobilités durables; mutuelle employeur; télétravail ponctuel possible
Vous bénéficiez de 50 jours de congés (fermetures obligatoires l'été soit environ 3 semaines décomptées d'office); 36h30 hebdomadaires
Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents avec des tarifs très attractifs; accès à nos bibliothèques, accès au Restaurant universitaire (tarif UBS à partir de 3,88 euros et selon indice)
Etablissement conventionné par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique)
Poste ouvert aux agents titulaires de catégorie C (grille des agents titulaires de catégorie C+ Rifseep) et contractuels de catégorie C (dans ce cas, CDD 12 mois - rémunération de 1968 euros mensuel brut )
Prise de poste : 1/9/2026
Date limite de candidature : 15/5/2026/ transmettre lettre et CV obligatoirement